Pengertian Manajemen Proyek

Latar Belakang Metode Manajemen Proyek

Abad ke 21 ditandai dengan maraknya globalisasi, berlakunya budget yang lebih ketat, waktu pelaksanaan yang lebih pendek dan sumber daya yang semakin langka. Kompetisi yang ketat dalam industri telah memaksa para pelaku dalam industri itu untuk menemukan cara-cara baru dalam menjalankan bisnisnya.

Suatu metode pendekatan yang fleksibel dan tanggap untuk menghadapi permintaan pelanggan yang selalu berubah-ubah adalah penting. Dengan kata lain, untuk menguasai bisnis dalam waktu yang akan datang seorang pelaku bisnis harus mampu menghasilkan suatu produk dengan lebih cepat, lebih murah dan dengan kualitas yang lebih baik dibandingkan dengan produk dari pesaingnya.

Proyek disini dipakai sebagai salah satu 'strategic tool' untuk mendukung pencapaian sasaran dan mengalahkan para pesaing bisnisnya. Metode manajemen proyek memungkinkan kita untuk lebih berfokus pada prioritas, mengawasi 'performance' mengatasi masalah dan melakukan penyesuaian terhadap perubahan. Demikian pula metode ini memberikan kepada kita lebih banyak kontrol dan menyediakan berbagai 'tools and techniques' yang telah teruji untuk membantu seorang manager proyek dalam memimpin tim-tim proyek guna mencapai sasarannya sesuai waktu dan anggaran yang telah ditentukan.

Apakah yang dimaksud dengan Proyek itu?

Setiap proyek harus memiliki start dan finish yang jelas, sekumpulan aktivitas yang berurutan diantara dua kejadian itu, berikut adanya suatu sasaran tertentu.

Sesuai definisi dalam buku panduan PMBOK® (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) terbitan PMI, USA; suatu proyek adalah suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik. Sementara diartikan bahwa setiap proyek memiliki tanggal mulai dan selesai yang tertentu. Unik diartikan bahwa produk atau jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari produk atau jasa sejenis lainnya. Tidak ada dua proyek yang 100% sama.

Berbagai contoh dari proyek adalah:

• Mengarang dan menerbitkan buku.
• Mempromosikan produk dalam suatu tur ke daerah selama periode 2 minggu.
• Membuka suatu kantor cabang yang baru.
• Mengembangkan suatu produk atau jasa baru.
• Merencanakan suatu sistem komunikasi yang baru.
• Restukturisasi dari organisasi.
• Membangun suatu bangunan gedung atau fasilitas lainnya.
• Menyelenggarakan pesta perkawinan, ulang tahun, dsbnya.

Jelaslah bahwa proyek itu tidak selalu harus diasosiasikan dengan dunia konstruksi melainkan juga dengan dunia non-konstruksi. Yang membedakan antara kedua jenis proyek hanyalah produk akhirnya, nyata (tangible) dan tidak nyata (intangible) saja.

Apakah perbedaan antara Proyek dan 'pekerjaan yang lain'?

Bilamana dibandingkan dengan definisi dari proyek, maka semua 'pekerjaan yang lain' dianggap sebagai suatu rutinitas belaka. Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyek.

Sebagai contoh : perakitan mobil-mobil Kijang pada 'assembly line' bukan proyek, namun membuat protipe mobil Kijang yang pertama merupakan suatu proyek. Demikian pula pembangunan pabrik / fasilitas perakitan mobil-mobil Kijang itu juga merupakan proyek.

Apakah Manajemen Proyek itu ?

Manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, ketrampilan, 'tools and techniques' pada aktivitas-aktivitas proyek supaya persyaratan dan kebutuhan dari proyek terpenuhi. Proses-proses dari manajemen proyek dapat dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu : 'initiating process, planning process, executing process, controlling process dan closing process'.

Pengetahuan apa yang harus dikuasai seorang Manajer Proyek ?

Seorang Manajer Proyek haruslah menguasai pengetahuan dan praktek lapangan dari kesembilan bidang keahlian, 'knowledge areas', sebagai berikut :

• Project Scope (Lingkup Pekerjaan) Management,
• Project Time (Waktu) Management,
• Project Cost (Biaya) Management,
• Project Quality (Kualitas) Management,
• Project Human Resource (Sumber Daya Manusia) Management,
• Project Risk (Resiko) Management,
• Project Communications (Komunikasi) Management,
• Project Procurement (Pengadaan) Management,
• Project Integration (Integrasi) Management.

Isi dari masing-masing 'knowledge area' tercantum secara detail dalam buku 'A Guide to the Project Management Body of Knowledge' atau PMBOK®.

Apakah yang dimaksud dengan 'life cycle' suatu proyek ?

Sejak dari awal dimulainya sampai dengan diakhirinya suatu proyek terdapat berbagai fase yang harus dilalui. Masing-masing fase mempunyai ciri-ciri yang berbeda, memerlukan waktu untuk melaksanakannya dan membutuhkan sumber daya yang berbeda pula.

Pada umumnya terdapat empat fase proyek yaitu : merumuskan masalah, mencari solusi terhadap masalah itu, melaksanakan solusi itu dan memonitor hasilnya yaitu apakah solusi tersebut menyelesaikan masalah tersebut.

Didalam konteks proyek konstruksi maka 'life cycle' proyek melalui fase-fase : Concept Development (design) Execution Finish / Close Out.

Apakah terdapat suatu standar untuk Manajemen Proyek ?

Jawabannya adalah YA! Terdapat beberapa standar “de facto” yang telah diterima secara lintas industri, baik secara nasional maupun internasional.Mereka yang ingin menguji kompetensinya dalam bidang Manajemen Proyek dapat mengacu kepada dua buah standar :

• The Project Management Body of Knowledge (PMBOK®). Standar ini telah diterbitkan dan menjadi milik dari 'The Project Management Institute', USA. Standar ini dipakai oleh banyak negara di dunia, termasuk Asia Tenggara dan Australia. IAMPI sendiri telah menetapkan dokumen ini sebagai buku panduan tentang metodologi Manajemen Proyek.
• The National Competency Standard for Project Management (NCSPM). Standar ini telah disahkan pemakaiannya secara umum di Australia dan telah ditetapkan penggunaannya sebagai standar minimum untuk proses sertifikasi sebagai seorang professional oleh 'the Australian Institute of Project Management (AIPM)' dan Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia (IAMPI) sebagai standar minimum untuk proses sertifikasi sebagai seorang professional. This is an evidence based assessment process. This standard is also being used as the basis for the global PM standard.

Industri apa saja yang menerapkan Manajemen Proyek ?

Berdasarkan riset di luar negeri maka 'key industry areas' yang terwakili didalam 'the Project Management Professional Association' adalah sebagai berikut :

• Telekomunikasi 10%
• Management Systems 6%
• Konstruksi 7%
• Information Technology (I.T.) 10%
• Software / Computers 11%
• Lain-lain (berbagai industri, termasuk Banking, Manufacturing, Military Industry, etc.) 56%

Share This :