Analisa & Perancang Sistem - STRUKTUR DAN UNSUR ORGANISASI

Bagan Organisasi (Organization Chart) menunjukan bagai mana departemen – departemen didalam organisasi dikoordinasikan secara bersama– sama, melalui suatu jalur wewenang dan tanggung jawab. Bagan organisasi adalah penggambaran secara grafik yang menggambarkan struktur kerja dari suatu struktur organisasi. Bagan organisasi hanya dapat menunjukan hubungan wewenang yang formal saja dan tidak dapat menggambarkan seberapa besar wewenang, tanggung jawab,dan deskripsi pekerjaan yang terinci STRUKTUR ORGANISASI Analis system harus menguasai teori organisasi. Analis system harus meneliti struktur organisasi dari pemakai (end user) dan menentukan bentuk struktur organisasi yang terbaik dalam tim pelaksana dari pemecahan masalah yang ada pada pemakai (end user). Unsur-unsur Organisasi Unsur-unsur penting yang harus ada dalam suatu organisasi adalah: 1. Manusia Unsur organisasi yang paling penting pertama adalah unsur manusia dalam organisasi 2. Sasaran Unsur yang kedua adalah sasaran. Setiap organisasi harus mempunyai sasaran yang akan dicapai 3. Tempat kedudukannya Unsur berikutnya adalah organisasi harus mempunyai tempat kedudukan dimana organisasi akan beroperasi dan mencapai sasaran yang harus dicapai. 4. Pekerjaan Unsur yang keempat adalah pekerjaan dimana setiap organisasi harus ada pekerjaan di sini berkaitan dengan sasaran yang dicapai oleh organisasi 5. Teknologi Teknologi merupakan unsur yang kelima dalam organisasi yaitu teknologi yang dipergunakan dalam mencapai sasaran yang akan dicapai dan teknologi yang akan digunakan 6. Struktur Unsur yang berikutnya adalah struktur dimana struktur merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dari segenap manusia yang terlibat dalam organisasi serta hubungan kerjasama antar manusia dalam organisasi untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. 7. Lingkungan Lingkungan merupakan unsur yang terakhir dari organisasi, yaitu lingkungan yang saling mempengaruhi. Misalnya lingkungan sosial dari organisasi berada. Prinsip-prinsip Organisasi Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai atau falsafah yang harus dijadikan landasan kerja oleh setiap personil pendukung organisasi, untuk mencapai tujuan organisasi. Prinsip-prinsip organisasi ini merupakan hal yang penting dalam suatu organisasi. Tanpa adanya prinsip sasaran yang ditentukan tidak tercapai. Prinsip-prinsip yang terdapat pada suatu organisasi meliputi: 1. Tujuan yang jelas Prinsip pertama adalah tujuan yang jelas dari organisasi yaitu tentang tujuan dan sasaran yang akan dicapai oleh organisasi baik dalam waktu jangka pendek maupun dalam waktu jangka panjang 2.Tujuan organisasi harus dipahami oleh setiap manusia di dalam organisasi. Prinsip yang kedua adalah tujuan dan sasaran yang telah ditentukan harus dipahami dan dimengerti secara jelas oleh setiap manusia yang ada dalam organisasi. 3. Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap manusia di dalam organisasi. Setelah tujuan dan sasaran dimengerti oleh setiap manusia yang ada dalam organisasi berikutnya tujuan dan sasaran tersebut harus diterima dan dilaksanakan. 4. Adanya perumusan, tugas pokok dan fungsi yang jelas Prinsip yang keempat adalah adanya perumusan, tugas-tugas pokok dan fungsi yang jelas dari setiap manusia di dalam organisasi untuk melaksanakan tugas-tugasnya dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran organisasi. 5. Prinsip pembagian tugas Prinsip berikutnya adalah pembagian tugas yang jelas untuk setiap manusia yang terlibat organisasi. Tujuan prinsip pembagian tugas ini adalah meniadakan unsur manusia yang menganggur dan memudahkan manusia dalam organisasi melakukan tugas-tugasnya tanpa mengganggu tugas yang harus dilakukan unsur manusia yang lain. 6. Prinsip fungsionalis Yang dimaksud dengan prinsip fungsionalis adalah penempatan manusia dalam organisasi sesuai dengan fungsi atau keahlian yang dimilikinya. 7. Prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi Adalah prinsip pengaturan manusia yang ada dalam organisasi sehingga memudahkan dalam melakukan pengawasan oleh atasan terhadap bawahan. Sedangkan prinsip integrasi adalah prinsip perpaduan yang ada dalam manusia yang terlibat dalam organisasi dalam mencapai sasaran atau tujuan organisasi baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. 8. Prinsip kontinuitas Adalah prinsip yang berkelanjutan yang harus dilakukan setiap unsur manusia dalam organisasi dalam mencapai sasaran atau tujuan organisasi baik jangka pendek maupun jangka panjang. 9. Prinsip fleksibilitas Adalah kemudahan-kemudahan yang didapat oleh manusia yang terlibat dalam organisasi dalam melakukan tugas-tugasnya. 10. Prinsip kesederhanaan Adalah prinsip kesederhanaan dalam melakukan tugas-tugas Baik dalam pembuatan laporan maupun dalam menerima tugas yang harus dilaksanakan. 11. Prinsip pengelompokan wewenang yang jelas Adalah prinsip dimana penyerahan tugas terhadap seorang bawahan harus jelas apabila seorang atasan tidak dapat melakukan tugas yang merupakan pekerjaan karena suatu hal misalkan sakit. 12. Prinsip pengelompokan tugas yang sehomogen mungkin Prinsip pengelompokan tugas yang sehomogen mungkin adalah prinsip dimana tugas-tugas yang hampir sama dikelompokan pada satu bagian sehingga tidak menimbulkan kesukaran dalam mengawasi tugas-tugas tersebut. 13. Adanya kesatuan arah Adanya kesatuan arah merupakan hal yang penting dalam organisasi karena setiap manusia yang ada dalam organisasi harus mempunyai satu arah yang harus dicapai secara bersama-sama, bukan secara sendiri-sendiri. 14. Adanya kesatuan perintah Prinsip berikutnya adalah kesatuan perintah dalam mengawasi dan memberi tugas terhadap seorang bawahan dalam organisasi. Asas-asas Penyusunan Organisasi Asas-asas yang penting dalam menyusun suatu organisasi adalah: 1. Perumusan tujuan dengan jelas Tujuan dapat berupa: Pedoman ke arah mana organisasi akan dibawa  Landasan bagi organisasi akan yang bersangkutan  Penentuan macamnya tugas, pekerjaan kegiatan yang akan dilakukan  Penentuan program, prosedur, koordinasi, integrasi  2. Pembagian tugas pekerjaan Batasan-batasan yang jelas di dalam tugas, wewenang, tanggung jawab, posisi dan fungsi masing-masing  Adanya bagan organisasi, departementalisasi, job deskripsi  Penggolongan kelompok-kelompok tugas pekerjaan yang homogen  3. Delegasi kekuasaan Untuk tetap menjaga stabilitas jalannya organisasi delegasi tugas kepada tingkat bawah merupakan salah satu solusi pendelegasian tugas biasanya bersifat sementara, bentuk delegasi tugas biasanya diberikan kepada seseorang dengan memberikan surat tugas atau surat keputusan yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. 4. Rentang kekuasaan Jumlah orang yang setepat - tepatnya yang harus berada di bawah kekuasan seseorang pejabat atasan.  Batas-batas kemampuan seseorang atasan untuk mengawasi bawahannya  Banyaknya hubungan-hubungan yang harus diawasi antara hubunganhubungan ke atas maupun ke bawah  5. Tingkat pengawasan Tingkat pengawasan diusahakan sedikit mungkin 6. Kesatuan perintah dan tanggung jawab Seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan dari siapamendapat perintah dan kepada siapa harus bertanggung jawab Struktur Organisasi Struktur organisasi dapat dikatakan sebagai pola hubungan yang mapan diantara komponen - komponen atau bagian-bagian dari organisasi. Organisasi merupakan suatu wadah yang dimana didalanya mengandung beberapa orang yang mempunyai suatu tujuan tertentu yang sama. Para manager selalu menggunakan informasi untuk melalukan tugas – tugasnya,sehingga subyek informasi bukanlah suatu hal yang baru. Organisasi semakin sadar bahwa informasi adalah suatu sumber daya yang strategis dan penting, sehingga computer dapat negelola sumber daya tersebut. Organisasi itu dibaratakan kesatuan anggota tubuh manusia yang bekerja secara bersama – sama, sehingga dapat berjalan sesuai yang diharapkan, begitupun dengan perusahaan apabila bekerja dengan individu semua itu taka akan berhasil tan apa adanya kerja sama antar individu.. Organisasi Lini Ciri-ciri organisasi lini adalah: hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung melalui suatu garis wewenang  jumlah karyawan sedikit, struktur organisasi masih sederhana  pemimpin dan bawahan saling mengenal dan dapat berhubungan setiap hari kerja  masing-masing kepala unit mempunyi wewenang dan tanggung jawab penuh atas beban pekerjaan yang ada dalam unitnya  pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan  pucuk pimpinan dipandang sebagai sumber kekuasaan tunggal segala keputusan atau kebijaksanaan dan tanggung jawab ada pada satu tangan  tingkat spesialisasi belum terlalu tinggi  organisasinya kecil Ciri atau sifat organisasi yang demikian ini memiliki kekuatan/keuntungan dan kelemahan/kerugian. Kelebihannya adalah Kesatuan pimpinan terjamin sepenuhnya karena pemimpin berada dalam satu tangan  Disiplin para pekerja umumnya tinggi  Koordinasi relatif mudah dilaksanakan  Proses pengambilan keputusan dan perintah-perintah berjalan cepat  Garis pimpinan tegas  Solidaritas tinggi karena saling mengenal  Pengendalian secara ketat dapat dilaksanakan Kelemahannya Tujuan pribadi pemimpin seringkali tidak dapat dibedakan dengan tujuan organisasi  Ada kecendrungan pemimpin diktator  Kesempatan para karyawan untuk berkembang terbatas, sebab wewenang untuk merencanakan, mengomandokan, dan melaksanakan pengendalian ada pada pemimpin  Organisasi secara keseluruhan terlalu bergantung pada satu orang Organisasi Lini dan Staf Organisasi lini dan staf memiliki ciri-ciri: organisasinya besar dan kompleks  jumlah karyawanya banyak  hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung  pemimpin dan karyawan tidak semuanya saling mengenal  spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan secara maksimal  kesatuan perintah tetap dipertahankan  terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staf:  lini: yang dapat atau harus merealisasikan tujuan organisasi secara langsung  staf: tidak dapat merealisasikan tujuan secara langsung, hanya memberikan bantuan pelayanan, saran-saran untuk mempermudah tugas wewenang lini Struktur Organisasi Lini dan Staff Kelebihan organisasi ini adalah: Asas kesatuan pimpinan tetap dipertahankan, sebab pemimpin tetap berada dalam satutangan Adanya pembagian tugas yang jelas antara pemimpin, staf, dan pelaksana Tipe organisasi lini dan staf fleksibel Penempatan karyawan tetap Pengambilan keputusan relatif mudah karena mendapat bantuan pemikiran, saran-saran, dan usul dari staf Koordinasi mudah dilakukan karena sudah ada pembidangan spesialisasinya Disiplin dan moral karyawan tinggi, karena tugasnya sesuai dengan spesialisasinya Keuntungan dari spesialisasi dapat diperoleh Bakat dapat dikembangkan Adapun keburukannya adalah: Kelompok pelaksana sering bingung sulit membedakan perintah dan bantuan nasihat Solidaritas karyawan kurang karena kurang saling mengenal Persaingan kurang sehat sering terjadi Organisasi Fungsional Ciri-ciri organisasi ini adalah: Pembandingan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan  Spesialisasi para karyawan dapat dikembangkan dan digunakan secara optimal  Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan  Koordinasi menyeluruh pada umumnya cukup pada tingkat atas Koordinasi antara karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya mudah karena masing-masing sudah mempunyai pengertian yang mendalami mengenai bidangnya. Struktur Organisasi Fungsional Kelebihan organisasi ini adalah : keuntungan adanya spesialisasi dapat diperoleh seoptimal mungkin Para karyawan akan terampil di bidangnya masing-masing Efisiensi dan produkvitas dapat ditingkatkan Koordinasi secara menyeluruh biasanya hanya diperlukan tingkat atas  Solidaritas, moral, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi sama biasanya tinggi Keburukan organisasi ini adalah : Pekerjaan kadang-kadang sangat membosankan Karyawan terlalu mementingkan bidangnya Memungkinkan timbulnya semangat kelompok yang berlebihan pada karyawan yang melakukan fungsi yang sama, sehingga menimbulkan pengkotak-kotakan ikatan karyawan yang sempit

Share This :